Etkin Toplantı Yönetimi Eğitimi

    Hayatta harcanan 3 temel unsur vardır; Zaman, Para ve Enerji.  Toplantılar bu üçünü de tüketir. Hiçbir zaman geri alamayacağınız 60 dakikayı verimli hale getirmek sizin elinizde! Bunun için etkin toplantı yönetimi eğitimimize davetlisiniz!

 Etkili sonuçlar alabilmede ortak amaç etrafında paylaşımlarda bulunmanın önemi büyüktür. Bunu da toplantılarla sağlarız. Ancak toplantıların amacı insanları bir araya getirmek olmalıdır. Pek çok çalışan genele toplantıları bilgilenecekleri bir platform olarak görür. Çünkü çoğu toplantı pasif inleme ile geçer ve sıkıcıdır. Bu toplantılar çalışanlar için gerçek bir enerji hırsızıdır. İnsanları bilgilendirmek gerektiğinde, bunun için en iyi platformun toplantılar olduğu düşünülür. Tam tersine bilgilendirme tek taraflıdır, genellikle takım çalışması içermez ve karşılıklı paylaşıma kapalıdır. Katılımcılar toplantılarda düşünmeli, konuşmalı ve fikirlerini dile getirebilmelidirler. Etkili liderler takım kurmak için toplantı içinde ve dışında her zaman açık iletişimin ve güvenin olması gerektiğini savunurlar.
    
     Bill Gates “Şirketin mevcut durumunun geniş bir şekilde ele alındığı toplantılar o şirketteki bilgi akışının zayıf olduğunun bir göstergesidir.”   demiştir.
 

     Bütün toplantılar zaman alır,  bu da toplantıları iş hayatının önemli bir parçası haline getirir. Elbette ki bu sadece haftada 1 saattir, ancak saatler kolaylıkla günlere, günler de haftalara dönüşebilir. Haftada bir kez yapılan, bir saatlik düzenli toplantılar bile yılda 1 haftalık çalışma gününe denk düşer. Bu zamanı, toplantıya katılan kişilerin çalışma zamanlarına böldüğünüzde bu da birkaç aylık verim kaybı demektir.

Toplantılar ayrıca para kaybı da demektir. Çalışanların iş kaybını düşündüğünüze ve bunu parasal olarak hesapladığınızda, sadece 1 haftalık toplantı yüzlerce dolar kaybettirirken, bunu yıllık olarak hesapladığınızda binlerce doların kaybedildiğini görebilirsiniz.

Kişisel bir perspektiften baktığımızda toplantılar enerjimizi tüketebilir de, artırabilir de.
 

     Enerji Hırsızı Toplantılar: Yöneticilerinin haftalık değerlendirmeyi yapmak üzere bir araya topladığı bir yönetim ekibi düşünelim. Toplantıda herkes o hafta ne üzerinde çalıştığını takımla paylaşır. Bunun için her üye yaklaşık 5 dakikalık bir konuşma yapar, kalan zamanlarda da sessizce oturur. Bütün takım üyeleri, takım arkadaşlarının uğraştığı temel zorluklar hakkında bilgi sahibi olurlar. Toplantı sona erdiğinde, takım üyeleri bu toplantının yöneticileri için çok faydalı olduğunu, ancak bu toplantıdan kendilerinin bir şey alamadığını düşünür. Kendilerini tükenmiş hissederler.
 

     Ortak Paylaşım Toplantıları: Her hafta takım üyeleri kısa süreli toplanır ve birbirlerini bilgilendirirler. Çoğunlukla ortak paylaşım toplantısı, işle ilgili önemli konuların çözüme ulaştığı bir toplantıdır. Burada her takım üyesi, takımın karşılaştığı öncelikli zorlukların listesini sunar. Daha sonra yönetici, bu maddeleri öncelik sırasına dizer ve birkaçını tartışmaya açar. Ele alınan maddeleri hangi kişi önerdiyse tartışmayı o yönetir. Böylece herkesin katlımı sağlanmış olur. Bir saat sonra, takım dağılır, ancak katılımcılar kendilerini koridorlarda hala toplantıda ele alınan noktaları tartışır bulurlar. Bu grup, gerçekten bir takım gibi çalışmıştır ve toplantıdan çıktıklarında birbirlerine bağlılıkları artmış ve enerjik hissederler.

Eğitim Modülleri:

• Toplantı sistematiği

• Toplantı yöneticisinde olması gereken özellik ve beceriler

• İletişim Becerileri

• Toplantı Tipleri

• Etkin toplantı organizasyonları için gerekli ön hazırlıklar

• Toplantı kayıtlarının tutulması

• Toplantı katılımcıların yaklaşım ve davranışlarını analiz edebilmek

Hedef Kitle: İş süreçlerinde toplantı yapan tüm çalışanlar, ekip üyeleri, ekip liderleri

Süre: 2 gün